为了进一步做好嘉兴市发展和改革委员会的公文处理工作，提高办文质量和工作效率，促进公文处理工作规范化、制度化，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》和省、市有关规定，制订本办法。 

　　一、公文种类 

　　行政机关的公文种类主要有： 

　　(一)命令(令)：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 

　　(二)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 

　　(三)公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 

　　(四)通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 

　　(五)通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 

　　(六)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 

　　(七)议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 

　　(八)报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 

　　(九)请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 

　　(十)批复：适用于答复下级机关的请示事项。 

　　(十一)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 

　　(十二)函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 

　　(十三)会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 

　　其中：“命令”、“决定”、“通报”3个文种用于奖励时，各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。“意见”既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否照此执行或参照执行；文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文时，提出的意见供对方参考。 

　　二、行文规则 

　　(一)行政机关的公文(包括电报，下同)，是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行文应当确有必要，注重效用。行文时必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 

　　(二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 

　　(三)上行文要在文中标注签发人姓名，主送市委、市政府的请示、报告、意见，必须由发文单位主要负责人(指各级行政机关的正职或主持工作的负责人)签发，并在文中标注签发人姓名，如遇主要负责人离职或外出学习、考察等特殊情况，可由主持工作的负责人签发，但拟文处室须书面说明情况，与文件一并上报。“请示”和作为上行文的“意见”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。 

　　(四)“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。 

　　(五)政府部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请市政府批转或由政府办公室转发；确需向下一级政府直接行文的，应当报经市政府批准，并在文中注明经政府同意。 

　　三、来文处理 

　　来文处理包括收文、登记、拟办、传递、催办、清退归档等工作环节。　　 

　　（一）收文和登记。凡送市发改委的文件（包括代表本委外出参加各种会议带回的文件资料），一律由办公室签收、登记。 

　　（二）拟办。由办公室负责人对来文分以下几种情况进行处理： 

　　凡上级来文，原则上先送委领导阅示，交职能处室办理；其中急件也可先送交职能处室办理，并由经办处室负责及时向委领导汇报。 

　　平行单位来文，视情送委领导阅示或职能处室办理，经办处室负责向委领导汇报。 

　　下级单位来文，一般送交职能处室办理，经办处室要将办理情况向委领导汇报。 

　　（三）传递和催办。 

　　1、  拟办，一般应当天拟处。 

　　2、  送处室文件，属传阅的，当天归还，一般不超过二天；属办理的，除项目审批按第一轮审批制度改革有关规定办理外（注），一般不超过十天。阅、办人员要签上姓名和时间。 

　　3、传文人员应及时查询传阅情况，办公室应建立必要的催办督办制度。 

　　（四）清退和归档。 

　　传阅文件阅毕必须签名，办理文件办毕必须将原件和办理意见一起退还办公室。办公室在年末集中整理后进行归档。 

　　四、发文处理 

　　发文办理包括文稿的撰拟、审核、签发，文件的复核、编发文字号、缮印、送“第一读者”阅读、用印、分发、文件原件整理归档等工作环节。 

　　(一)文稿的撰拟 

　　1、凡需要市发改委名义行文的文件，根据内容由有关职能处室拟稿。 

　　2、撰拟文稿应当做到： 

　　(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 

　　(2)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 

　　(3)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 

　　(4)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 

　　(5)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 

　　(6)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。 

　　(7)应当使用国家法定计量单位。 

　　(8)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 

　　(9)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 

　　(二)文稿的审核 

　　1、  凡以市发改委名义行文的文件，撰拟完成后要经处室负责人审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规则的规定等。规范性文件，在送领导审核前要送法规处会签，就有关法律法规问题进行把关。 

　　2、经初审后的文稿，如需征求其他有关领导、有关部门意见的，由各处室自行传送和催收反馈意见。 

　　(三)文件的签发 

　　以市发改委名义制发的请示、意见、报告，市发改委制定的规范性文件，由主任签发。以市发改委名义制发的其他行文，按照委领导分工，由分管主任签发。 

　　(四)文件的复核、登记、缮印、校对、分发和归档 

　　1、文件从领导签发到分发一般不超过2个工作日，各个环节要加快工作节奏，进行催校、催印。 

　　2、拟发文稿在领导签发以后，承办处室要及时送办公室，由办公室进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核对文稿需作实质性修改的，应按程序复审。经复核后的文件由办公室进行登记编号，并送文印室打印。 

　　4、印成待发的文件，由承办处室完成“第一读者”工作。经“第一读者”阅读无误签字认可后，进行盖章发文。印制完成的文件，特急件应随到随办、随读、随发。其他文件一般要求当日发出。 

　　5、市发改委成文后的文稿，发文后要及时整理，正文和附件要完整。办公室应留下2份正本文件与原稿一并归档。