索引号: 002545442/2021-00251 发布机构: 市发展改革委
发文日期: 2020-02-27 公开方式: 主动公开
组配分类: 工作规则 有效性:

嘉兴市发展和改革委员会机关档案管理制度(试行)

发布日期:2020-02-27 14:08 信息来源:市发展改革委 浏览次数:

根据《中华人民共和国档案法》和省有关规定要求, 为做好委内资料的有序存放和管理,准确划分文档资料的保管期限,根据市发改委相关工作职责,制定本制度。

一、机关档案工作是本委工作的重要组成部分,是提高机关工作效率和工作质量的必要条件,是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。本委全体工作人员要重视档案管理工作,严格按照本暂行规定和相关制度,做好文件材料的清理和归档等工作。

二、机关档案范围。凡是反映本委职能活动,具有查考保存价值的文件材料均属归档范围。具体范围和保管期限详见附表1。

(一)上级机关、部门的文件材料

1.上级机关、部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;

2.上级机关、部门颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件,以及普发的、虽非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;

3.上级部门下发本委相关业务工作的通知、批复及计划文本;

4.上级机关、部门颁发涉及本委干部任免、表彰、小组成员及机构人员等文件;

5.上级机关转发本机关的文件。

(二)本机关的文件材料

1.本委召开的党组会议、主任办公会议纪要及重要材料;

2.本委承办的建议、提案所形成相关文件、材料;

3.本委颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;

4.本委的请示与上级机关部门的批复文件,下级机关或其它单位(部门)的请示(函)与本委的批复文件;

5.本委内部职能活动形成的工作计划、总结、报告;

6.有领导批示和办理结果的人民来信来访材料;

7.本委制订的工作办法、规则、制度等文件材料;

8.本委干部任免及奖惩文件材料;

9.本委下发的各类重要征集材料或会议通知(函);

10.本委编印的信息、简报等刊物定稿和印本;

11.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的规范性文件;

12.干部、职工调动,党、团组织介绍信等存根;

13.其他需要归档的重要文件。

(三)下级机关报送的文件材料

1.下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结等材料;

2.下级机关报送的规范性备案文件。

(四)其他

其他不在归档范围内的一般性文件材料,保管期限为5年。

三、归档时间

文书档案应在次年的第一季度内归档。

四、存放地点

1.委内综合档案室。主要用于内部资料存放范围内部分长期(一年以上)不用但又暂时不能销毁的文件资料的存放。按照集中统一管理档案的基本原则,公共资料室空间整理及资料柜摆放由办公室负责,以确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2.数字化档案。对本单位需永久、长期保存的重要档案实现数字化处理,并做好电子档案的登记备份工作。

五、归档要求

1.需要归档的文件材料应收集齐全、核对准确、签署完备。归档文件不包含涉密文件。

2.需要归档的文件材料要系统整理,遵循文件材料的自然形成规律,保持文件间的有机联系,组成保管单位(即案卷)。对于项目可研、初步设计,项目资金、试点、示范申报等同一类事项涉及多个企业申报的资料存放时,统一向办公室领取存放纸盒,按项目时间顺序整理存放,做好纸盒打包封装,纸盒外部需粘贴好文件资料存放说明表(详见附表2)。对于合同协议、单个项目稽查材料等适合存放于档案盒内的资料,应按资料顺序整理装订后,存放于档案盒内。

3.档案的文件材料要字迹工整、图样清晰,不得用铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水和纯蓝墨水书写,文字材料的纸张大小应基本一致,以A4纸为主。

4.任何处室和个人不得留存、销毁应归档的文件材料。

六、归档时间。文书档案应在次年的第一季度内归档,委办公室可通过购买服务方式委托第三方进行整理,并做好数字化处理。

七、建立专人负责制。各处室确定一名资料管理员,负责收集、移交各处室在公务活动中形成的档案资料。综合档案室由办公室指定专人负责存放安排及相关整理工作。

八、资料取阅归还要求。委内综合档案室由相关管理员统一管理,查阅档案资料须填写借阅单后进行取阅。外单位查阅档案资料,必须持所在单位介绍信,注明利用者身份、利用目的和范围,经办公室分管领导批准后,方可查阅。

九、保密制度。做好档案保密工作,事关党和国家的安全和利益,档案工作人员和全体干部都必须自觉遵守保密制度。(详见附件3)

本制度仅适用委机关,委属单位可参照执行。

 


附件1 市发展改革委机关文书档案保管范围及期限表.doc

附件2 文件资料存放说明表.docx

附件3 市发展改革委机关综合档案室档案保密制度.docx


Produced By 大汉网络 大汉版通发布系统